Mitgliedsbeiträge, Spenden, Projekte — geordnet, sphärentauglich, nachweisbar.
Für e.V., gGmbH, gUG, Stiftungen und Initiativen: Mitgliedsbeiträge, Spendenbelege, Projektkosten und Sphärentrennung organisieren — vorbereitet für Kassenwart:in, Vorstand, Finanzamt und Steuerberater:in.
- e.V.
- gGmbH
- gUG
- Spendenbelege
- Projekt-Kostenstellen
- Sphärentrennung
- Kassenwart-Report
- zugeordnetMitgliedsbeiträge+ 12.400 €
- OKSpendenbelege245 erfasst
- KostenstelleProjekt: Sommerfest−2.840 €
- bereitKassenwart-Berichtvorbereitet
Banking, Spendenverwaltung und Kassenwart-Zugang sind in jedem Paket enthalten.
Schluss mit Schuhkarton-Kassenführung, Excel-Vorstandswechsel und Spenden-Excel.
Vereinsarbeit ist ehrenamtlich. Die Buchhaltung darf nicht der Grund sein, warum sich niemand mehr fürs Amt findet. Kontorio macht aus „Kassenwart muss Excel können" einen Vorstand, der Quartalsberichte auf Knopfdruck hat.
- Kassenwart-Wechsel ohne Excel-SchulungWenn der oder die neue Kassenwart:in übernimmt, ist alles dokumentiert: Belege, Bank, Spendenbelege, Projektkosten. Übergabe in einer Stunde statt einem Wochenende.
- Spendenbelege fürs Finanzamt vorbereitetJede Spende wird strukturiert erfasst — mit Spender:in, Datum, Verwendungszweck. Vorbereitung für Spendenbescheinigungen und KSt-Erklärung läuft im Hintergrund.
- Sphärentrennung als Kostenstellen-LogikIdeeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb — vier Sphären als Standard-Kostenstellen. Mittelverwendung wird nachvollziehbar.
- Mitgliedsbeiträge automatisch zugeordnetBank-Eingänge werden über Verwendungszweck oder Lastschrift-Referenz Mitgliedern zugeordnet — auch bei Sammelüberweisungen oder Beitragsanpassungen.
Klare Kasse, klare Übergaben, klare Sphären.
Egal ob Sportverein, Kulturverein, gemeinnützige GmbH oder Stiftung — die Vereinsspezifika sind eingebaut.
Mitgliedsbeiträge
Bankumsätze werden automatisch Mitgliedern zugeordnet — über Verwendungszweck, Lastschrift-Mandat oder manuelle Zuordnung.
Spendenbelege & Bescheinigungen
Strukturierte Erfassung pro Spende. Vorbereitung für Spendenbescheinigungen, Nachweise an Spender:innen und Anlage Gem.
Projekt-Kostenstellen
Veranstaltungen, Förderprojekte, Aktionen sauber abgegrenzt. Pro Projekt Einnahmen/Ausgaben, Soll/Ist, Restmittel.
Kassenwart-Quartalsbericht
Quartalsbericht für den Vorstand mit einem Klick. Übersichten, die auch ehrenamtliche Vorstandsmitglieder sofort lesen können.
Sphärentrennung (4 Bereiche)
Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb — als Standard-Kostenstellen vorkonfiguriert.
Steuerberater-Übergabe
Anlage Gem zur Körperschaftsteuer-Erklärung, Spendenpaket, Mittelverwendungsnachweis — DATEV-kompatibler Export inklusive.
Vier Schritte vom Mitgliedsbeitrag zur Anlage Gem.
Der Großteil läuft automatisch — Kassenwart:in prüft und der Vorstand sieht jederzeit den Stand.
1 · Beiträge & Spenden laufen ein
Vereinskonto via PSD2. Mitgliedsbeiträge werden automatisch zugeordnet, Spenden als eigene Kategorie erfasst.
2 · Projekt-Belege nach Kostenstelle
Sommerfest, Trainingslager, Förderprojekt: Belege wandern an die richtige Projekt-Kostenstelle. Sphärentrennung passiert nebenbei.
3 · Vorstand sieht Quartalsbericht
Mit einem Klick: Übersicht über Einnahmen, Ausgaben, Projektstände und Sphären-Verteilung. Auch für ehrenamtliche Vorstände lesbar.
4 · Jahresabschluss + Anlage Gem
Spendenpaket, Mittelverwendungsnachweis und Anlage Gem für die KSt-Erklärung gebündelt an die Kanzlei oder direkt ans Finanzamt.
Was das Finanzamt vom Verein erwartet — eingebaut.
Sphärentrennung, Mittelverwendung, Spendennachweise: die typischen Stolperfallen sind als Strukturvorgaben hinterlegt.
§§ 51-68 AO · Gemeinnützigkeit
AOVoraussetzungen für Anerkennung der Gemeinnützigkeit — selbstlose, ausschließliche, unmittelbare Verfolgung steuerbegünstigter Zwecke.
Sphärentrennung (4 Bereiche)
4 SphärenIdeeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb — als Standard-Kostenstellen mit klaren Buchungsregeln.
§ 64 AO · 45.000-€-Grenze
WarnschwelleWirtschaftlicher Geschäftsbetrieb bis zur Bruttoeinnahmen-Grenze ohne KSt/GewSt. Kontorio meldet, wenn ihr euch der Grenze nähert.
§ 55 AO · Mittelverwendung
zeitnahMittel müssen zeitnah verwendet werden (regelmäßig im Folgejahr). Mittelverwendungsnachweis wird laufend strukturiert dokumentiert.
Spendennachweis-Pflichten
NachweisSpendenbestätigungen nach amtlichem Muster vorbereiten. Aufzeichnungspflichten nach § 50 EStDV werden eingehalten.
Anlage Gem zur KSt-Erklärung
KStDatenbasis für die Anlage Gem (Erklärung zur Körperschaftsteuer) wird laufend gepflegt — Übergabe an die Kanzlei in einem Paket.
Vereinskonten, Spendenplattformen und die Brücke zur Mitgliederverwaltung.
Kontorio kümmert sich um Buchhaltung und Gemeinnützigkeitsrecht. Mitgliederverwaltung und Beitragsabrechnung bleiben in spezialisierten Tools — wir liefern die Bank-Brücke.
- Vereinskonten — alle deutschen BankenSparkasse, Volksbank/VR-Bank, Postbank, Commerzbank, GLS — Vereinskonten via PSD2. Multibanking für Konten und Rücklagen-Konten.
- Spendenplattformenbetterplace.org, GoFundMe, HelpDirect — Spenden werden mit Spender-Daten importiert, korrekt der Sphäre „ideeller Bereich" zugeordnet.
- Mitgliederverwaltung — Bank-BrückeTools wie easyVerein, Vereinsverwalter, ClubDesk: Kontorio ersetzt sie nicht — wir nehmen die Bank-Daten und ordnen sie Mitgliedern zu.
- DATEV / Kanzlei-ÜbergabeDATEV-kompatibler Export für die Steuerkanzlei — inkl. Sphären-Kostenstellen, Spendenpaket und Mittelverwendungsdaten.
- Rollen für Vorstand, Kassenwart und KanzleiVorsitzende:r liest, Kassenwart:in bucht, Kanzlei prüft. Bei Vorstandswechsel werden Zugänge sauber übergeben — Audit-Trail bleibt erhalten.
Anlage Gem, Spendenpaket, Mittelverwendungsnachweis — als Paket.
Vereine müssen alle 3 Jahre dem Finanzamt Rechenschaft ablegen — und beim Jahresabschluss der Kanzlei zuarbeiten. Kontorio stellt alles in einem Paket bereit.
- Anlage Gem zur KSt-ErklärungErträge nach Sphären, Mittelverwendung, Spendenaufkommen, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb — die Datenbasis ist permanent prüfbar.
- Spendenpaket für den JahresabschlussAlle Spenden mit Spender:in, Datum, Verwendungszweck und Status der Spendenbescheinigung — gebündelt als PDF und CSV.
- Mittelverwendungsnachweis nach § 55 AOÜbersicht über zugeflossene und verwendete Mittel pro Jahr. Vorbereitet für Rückfragen des Finanzamts zur zeitnahen Mittelverwendung.
- Audit-Trail bei VorstandswechselJede Buchung mit Zeitstempel und Verantwortlichem — auch nach Übergabe an neue Kassenwartin oder neuen Vorstand nachvollziehbar.
Business reicht für die allermeisten Vereine.
Banking, Spenden, Mitgliedsbeiträge, Projekt-Kostenstellen und Sphärentrennung sind im Business-Tarif enthalten. Größere gGmbHs mit mehrstufigen Freigaben gehen auf Professional.
Für gGmbH mit Vorstandsfreigaben, mehreren Mitarbeitenden im Buchhaltungs-Workflow oder mehreren Mandanten empfiehlt sich Professional (44,90 €) mit Rollen und mehrstufiger Freigabe.
- Vereinskonto + Multibanking (Rücklagen, Spendenkonto)
- Spendenbelege & Spendenpaket fürs Finanzamt
- Mitgliedsbeiträge automatisch zugeordnet
- Projekt-Kostenstellen (Sommerfest, Förderprojekte)
- Sphärentrennung als Standard-Konfiguration
- Kassenwart-Quartalsbericht für den Vorstand
- Vorbereitung Anlage Gem zur KSt-Erklärung
- DATEV-Export · bis 3 Benutzer (z. B. Vorstand + Kassenwart)
Häufige Fragen
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14 Tage kostenlos. Vereinskonto verbinden, erste Spenden zuordnen, Sphärentrennung ausprobieren.